آمریت امور محصلان

معرفی آمریت امور محصلان

آمریت امور محصلان مسئولیت تنظیم، تعقیب و تکمیل تمام مراحل اسناد تحصیلی محصل را از آغاز دورهٔ تحصیل تا فراغت به عهده دارد. این روند به شرح زیر انجام می‌شود:

زمانی‌که یک محصل از طریق کانکور یا بر اساس مقررات رسمی به پوهنتون معرفی و کامیاب اعلام می‌گردد، آمریت امور محصلان روند ثبت و راجستر وی را آغاز می‌کند. در این مرحله، معلومات شخصی محصل، اسناد هویتی و سایر مدارک لازم جمع‌آوری، بررسی و به‌صورت رسمی به‌عنوان محصل پوهنتون ثبت می‌گردد.

پس از ثبت‌نام، برای هر محصل یک دوسیهٔ تحصیلی (فایل) ایجاد می‌شود که در آن تمام اسناد، فورم‌ها، راپورهای سمستری، جداول نمرات، رخصتی‌ها، انتقال، تبدیلی، تأجیل و سایر مکاتیب رسمی درج می‌گردد. این دوسیه تا پایان دورهٔ تحصیل به‌گونهٔ منظم نگهداری و به‌روزرسانی می‌شود.

در جریان تحصیل، آمریت امور محصلان اسناد مربوط به ثبت سمسترها، امتحانات، ثبت نمرات، حاضری، مشروطیت و تکرار سمستر را تنظیم نموده و با پوهنځی‌های مربوطه هماهنگی لازم را به‌عمل می‌آورد. همچنان در صورت درخواست رخصتی، تغییر رشته، انتقال یا بروز هرگونه مشکل، اسناد محصل مطابق مقررات نافذه طی مراحل می‌گردد.

پس از تکمیل تمام واحدهای درسی، آمریت امور محصلان روند فراغت محصل را آغاز می‌نماید. در این مرحله، دوسیهٔ تحصیلی محصل مورد ارزیابی نهایی قرار گرفته، تکمیل بودن نمرات تأیید می‌شود، اسناد فراغت ترتیب و محصل در لست فراغت شامل می‌گردد. سپس دیپلوم، سند مؤقت و سایر اسناد مربوطه پس از طی مراحل قانونی صادر می‌شود.

به‌طور کلی، آمریت امور محصلان اطمینان حاصل می‌نماید که تمام اسناد محصل از مرحلهٔ ثبت‌نام تا فراغت، به‌شکل قانونی، دقیق، منظم و شفاف طی مراحل گردد تا حقوق تحصیلی محصل محفوظ مانده و مسیر علمی وی بدون مشکل ادامه یابد.

آمر امور محصلان مسئول نظارت و ارزیابی عمومی مدیریت‌های ثبت و راجستر، اسناد تحصیلی و امور فارغان می‌باشد. همچنان آمریت امور محصلان در بخش‌های ذیل فعالیت می‌نماید:

رهنمایی و هدایت بخش‌های مربوطه جهت تطبیق اهداف تعیین‌شده؛

نظارت و کنترول ثبت و راجستر روزمرهٔ محصلان و امور فارغان به‌منظور تضمین کیفیت؛

رسیدگی به اختلافات و شکایات میان استادان و محصلان؛

معرفی محصلان ممتاز به برنامه‌های تحصیلی خارجی جهت رشد علمی؛

نظارت بر روند توزیع کارت‌های هویت و معرفی محصلان جدید به پوهنځی‌ها؛

نظارت بر امتحانات میان‌سمستری و نهایی به‌منظور تأمین شفافیت؛

بررسی و نظارت تقسیم اوقات درسی و امتحانی؛

نظارت بر امور بازشمولیت، انفکاک، تأجیل و تبدیلی؛

نظارت بر جمع‌آوری و تنظیم نتایج امتحانات و حفظ درست آن‌ها.

مدیریت عمومی ثبت و راجستر

این مدیریت در بخش‌های ذیل فعالیت می‌نماید:

ثبت‌نام محصلان جدید مطابق پلان از قبل ترتیب‌شده و معرفی آنان به پوهنځی‌های مربوطه؛

طی مراحل اسناد بازشمولیت، تأجیل، انفکاک و تبدیلی، به‌شمول بخش شبانه، مطابق قوانین و مقررات؛

تنظیم و حفظ اسناد و سوابق تحصیلی محصلان؛

تهیه فورم‌های ثبت‌نام برای مدیریت بانک معلوماتی به‌منظور ایجاد سیستم مؤثر اطلاعاتی؛

ترتیب و راجع‌سازی پیشنهادها، استعلام‌ها، مکاتیب و سایر اسناد تحریری؛

تهیه پلان‌های هفته‌وار، ماهوار، ربع‌وار و سالانه مطابق پلان آمریت امور محصلان؛

انجام سایر وظایفی که از جانب آمر مربوطه سپرده می‌شود.

مدیریت عمومی امور فارغان

این مدیریت در بخش ارزیابی اسناد و تأیید فراغت فارغان وظایف ذیل را انجام می‌دهد:

تهیه پلان‌های کاری هفته‌وار، ماهوار، ربع‌وار و سالانه؛

ترتیب لست فارغان و تنظیم جداگانهٔ آن برای هر پوهنځی در قالب کتاب؛

تهیه و طی مراحل دیپلوم و ترانسکریپت به زبان‌های ملی و انگلیسی؛

تنظیم و حفظ اسناد فارغان به تفکیک پوهنځی‌ها؛

بررسی فورم‌های کاریابی فارغان و ارائه معلومات لازم به مراجع مربوطه؛

ثبت مونوگراف‌های تکمیل‌شده و تسلیم‌دهی به ادارهٔ مربوطه.

مدیریت عمومی تهیه اسناد تحصیلی

این مدیریت وظایف ذیل را انجام می‌دهد:

رهبری و مدیریت کارمندان و تهیه پلان‌های کاری؛

تهیه دیپلوم و ترانسکریپت فارغان و نظارت بر توزیع سالم آن‌ها؛

نظارت بر توزیع سرتفیکت‌ها در مواقع ضروری؛

تهیه اسناد تحصیلی محصلان پوهنتون پولی‌تخنیک کابل به زبان‌های ملی و انگلیسی؛

بازبینی ترجمه نمرات ترانسکریپت از دری به انگلیسی؛

جلوگیری از تکثیر اسناد تحصیلی غیرقانونی؛

نظارت بر روند پرداخت فیس دیپلوم؛

چاپ و نظارت دیپلوم و ترانسکریپت بخش روزانه و شبانه پس از تأیید پوهنځی‌ها.

مدیریت دیتابیس و بانک معلوماتی

این مدیریت در بخش‌های ذیل فعالیت می‌نماید:

تهیه پلان‌های ماهوار، ربع‌وار و سالانه مطابق پلان عمومی آمریت؛

تنظیم وظایف و تطبیق اهداف و برنامه‌های اداره؛

جمع‌آوری و ثبت معلومات مربوط به شمولیت، انفکاک، تبدیلی، تأجیل و معرفی به لیلیه؛

به‌روزرسانی دوامدار معلومات دیتابیس؛

ثبت اسناد وارده و صادره مدیریت‌ها؛

طی مراحل اسناد طبق هدایت آمر؛

تقویت روابط کاری میان آمریت امور محصلان و مدیریت‌های تدریسی؛

ثبت نتایج متوقعه محصلان؛

جمع‌آوری آمار و ارقام دقیق محصلان؛

تهیه راپورها و ارسال آن به مراجع ذیربط؛

انجام سایر وظایف محوله مطابق قوانین و مقررات.

دستاوردهای آمریت امور محصلان در سال ۱۴۰۴ هـ.ش

۱. چاپ کتاب‌های فراغت سال ۱۴۰۳ هـ.ش و ارسال آن به وزارت؛

۲. ثبت هزاران شقهٔ باقی‌مانده و انتقال آن به سیستم HEMIS؛

۳. بررسی منظم شقه‌های تمام پوهنځی‌ها و شریک‌سازی راپور روزانه با معاونیت علمی؛

۴. ایجاد یوزر (User) برای تمام محصلان؛

۵. تهیه ویدیوهای آموزشی جهت آگاهی محصلان از استفاده یوزر؛

۶. ثبت و راجستر تمام محصلان کامیاب‌شده توسط آمریت امور محصلان؛

۷. رسیدگی به‌موقع به مشکلات محصلان و شریک‌سازی آن با رهبری در صورت نیاز؛

۸. ایجاد سهولت در طی مراحل اسناد محصلان؛

۹. تدوین پالیسی‌های مربوط به محصلان و دفاع از حقوق آنان؛

۱۰. ایجاد دیتابیس منظم و به‌روزرسانی دوامدار احصائیه‌ها؛

۱۱. نظارت شفاف بر مراحل توزیع دیپلوم و ترانسکریپت فارغان؛

۱۲. نظارت بر توزیع کارت‌های هویت و معرفی محصلان جدید به پوهنځی‌ها؛

۱۳. نظارت بر تطبیق مهالویش‌های درسی و امتحانی سمسترها؛

۱۴. اجرای دقیق و به‌موقع امور بازشمولیت، انفکاک، تأجیل و تبدیلی؛

۱۵. نظارت بر امتحانات سمستری به‌منظور تضمین شفافیت.